○駿東伊豆消防組合文書管理規程

平成28年4月1日

訓令甲第3号

田方消防本部処務規程(昭和48年田方地区消防組合規程第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第14条)

第3章 文書の処理(第15条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第30条)

第5章 文書の保管(第31条―第36条)

第6章 文書の保存(第37条―第40条)

第7章 文書の廃棄(第41条・第42条)

第8章 補則(第43条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用い、保有しているものをいう。

(3) 課長等 主務課等の長をいう。

(4) 保管単位 文書を集中管理する組織の範囲であって、主務課等及び総務課長が特に別に設けることが適当であると認めた施設等をいう。

(5) 保管 文書を活用するために、当該文書に係る事案の処理が完了した年度及びその翌年度において保管単位で管理することをいう。

(6) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務課又は保管単位が管理することをいう。

(7) 移換え 1年経過後現年度文書を現年度の保管場所から前年度の保管場所に移すことをいう。

(8) 引継ぎ 文書を保管から保存へ移すことをいう。

(9) 起案文書 起案した文書で決裁前の文書をいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。

2 文書は、個人情報の保護に留意し、かつ、住民の利用に役立つよう適切に管理しなければならない。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、各保管単位における文書の取扱いに関し、必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。

(文書の管理体制)

第5条 課長等は、常にその所管に属する文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(課長等の職務)

第6条 課長等は、前条に定めるほか、駿東伊豆消防組合情報公開条例(平成28年駿東伊豆消防組合条例第8号)の規定に基づく文書の開示・不開示区分を定めなければならない。

(文書管理主任)

第7条 文書管理に関する事務を指導し、及び改善させるため、各保管単位に文書管理主任を置く。

2 文書管理主任は、庶務担当の係長(庶務担当の係長のいない主務課等にあっては、課長等が指名する職員)をもって充てる。

3 文書管理主任は、課長等の命を受け、次に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書の受理に関すること。

(4) 文書の保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) その他文書の管理及び取扱いに関し必要なこと。

(文書取扱員)

第8条 文書管理主任を補佐するため、主務課等に原則として文書取扱員を置く。

2 文書取扱員は、課長等が所属職員のうちから指名する。

3 文書取扱員は、文書管理主任の指示を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の整理に関すること。

(3) その他文書の取扱いに関すること。

(文書の種類)

第9条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

3 令達文書は、次のとおりとする。

(1) 訓令甲 職員又は課若しくは署に対して発する命令で、例規となるもの

(2) 訓令乙 前号に規定する命令で、例規とならないもの

(3) 達 一般又は特定のものに対して、指示又は命令するもの

(4) 指令 申請又は願いに対して、許可し、認可し、又は指示若しくは命令をするもの

4 公示文書は、次のとおりとする。

(1) 告示 一定の事項を公式に広く一般に周知させるために公示するもの

(2) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの

5 一般文書は、次のとおりとする。

(1) 進達 経由すべきものとされている申請書、願書その他書類を他の機関に送り届けること。

(2) 副申 進達する文書に意見を添えるもの

(3) 申請 許可、認可、承認、交付、補助等の一定の行為を請求するもの

(4) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(5) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

(6) 願い 一定の事項について願い出るもの

(7) 届け 一定の事項について届け出るもの

(8) 伺い 上司の許可を受け、又は指揮を求めるもの

(9) 報告 一定の事実その他について上司又は上級官公庁に知らせるもの

(10) 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(11) 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせるもの

(12) 依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの

(13) 協議 相手方の同意を求めるもの

(14) 回答 照会、依頼又は協議に対し同意、承諾等の意思又は事実若しくは意見を答えるもの

(15) 送付 物品又は書類を相手方に送付し、その受領を求めるもの

(16) 証明 一定の事実又は法律関係の存在を公に証明するもの

(17) 議案 議会に対して議決を求めるもの

(18) 賞状 表彰状、感謝状等

(19) その他の文書 前各号以外のもの

6 前項の一般文書は、次のとおり対内文書及び対外文書に区分する。

(1) 対内文書 組合内において収発するもの

(2) 対外文書 対内文書以外のもの

(文書処理の年度)

第10条 文書処理に関する年度区分は、法規文書、令達文書及び公示文書にあっては1月1日から12月31日まで、一般文書にあっては4月1日から3月31日までとする。ただし、法規文書、令達文書及び公示文書のうち総務課長が特に認めたものは、4月1日から3月31日までとすることができる。

第2章 文書の収受及び配布

(総務課における受付及び配布)

第11条 総務課に到達した文書の受付及び配布は、次に定めるところによるものとする。

(1) 到達した文書は、原則として開封しないで主務課等に配布するものとする。ただし、書留、配達証明、内容証明又は特別送達による文書にあっては、特殊文書受付簿(様式第1号)に記載し、主務課等に配布するものとする。

(2) 2以上の主務課等に関係のある文書は、その関係が最も深いと認められる主務課等に配布するものとする。ただし、配布すべき主務課等が明らかでないときは、配布すべき主務課等を定めるものとする。

(3) 郵便料金の未払又は不足の文書がある場合は、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って受け付けるものとする。

(主務課等における収受)

第12条 前条の規定により主務課等に配布された文書及び直接主務課等に到達した文書の収受は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書は、即日開封し、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押すとともに、必要に応じて、文書収受簿(様式第3号)に記載するものとする。

(2) 刊行物、ポスターその他これらに類する文書及び課長等が指定した文書は、前号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。

2 文書管理主任は、収受印を押した文書を課長等に提出しなければならない。

3 課長等は、前項の規定により提出された文書を速やかに査閲し、収受印の横に認印し、その処理について特に上司の指示を受ける必要があるものは、先にその処置を行い、その他のものは、次に掲げる処理に必要な指示をして、文書管理主任に交付するものとする。

(1) 処理又は回答の要否

(2) 他課合議又は供覧の必要の有無

(3) 処理方針、処理要領等の大綱

(文書の転送等)

第13条 第11条の規定により配布を受けた文書及び主務課等に直接到達した文書中に、当該主務課等の所管に属さないものがある場合において、転送すべき主務課等が明らかなときは直ちに転送し、転送すべき主務課等が明らかでないときは直ちに総務課に送付するものとする。

(電磁的記録の受信等)

第14条 電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うことができる。

2 主務課等において受信した電磁的記録については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3 前項の規定により電磁的記録の内容が記録された紙は、直接主務課等に到達した文書とみなし、前2条の規定による処理を行うものとする。

4 受信した電磁的記録のうち課長等が認めたものは、紙に出力することを省略することができる。

第3章 文書の処理

(文書の作成)

第15条 主務課等は、事案の処理に当たって、原則として処理内容等を記録した文書を作成しなければならない。

(即日起案の原則)

第16条 文書の起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ課長等の承認を得るものとする。

(起案)

第17条 文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 定例又は軽易な事案

(2) 照会等で回答用紙又は当該文書の余白で処理できるもの

2 起案に当たっては、前項ただし書に掲げるものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記録し、必要な書類(電磁的記録を含む。)を添付するものとする。

(起案に当たっての注意事項)

第18条 起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(1) 文書の用字、用語、文体、書式等については、駿東伊豆消防組合公文例式及び文体、用語等に関する規程(平成28年駿東伊豆消防組合訓令甲第4号)の定めるところによること。

(2) 定例又は軽易な事案を除き、準拠法令その他参考事項を付記し、起案が収受文書に基づく場合は、関係書類を添付し、起案の根拠理由等を明らかにしておくこと。

(文書記号)

第19条 一般文書にあっては、「駿」及び別表第1に定める記号を付するものとする。ただし、発送を要しない文書については、この限りでない。

2 令達文書にあっては、組合名の後にそれぞれ「訓令甲」、「訓令乙」、「達」又は「指令」の記号を付するものとする。

3 前2項の規定により難いときは、総務課長と協議の上、別に定めることができる。

(発信者名)

第20条 文書の発信者名は、管理者名、消防長名又は消防署長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、組合名、本部名、消防署名、部課名、部課長名又は職名を用いることができる。

2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課の名称、職名、氏名及び電話番号を記録するものとする。

(回議)

第21条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。

(文書管理主任の文書審査)

第22条 起案文書(第17条第1項ただし書に規定する起案文書を除く。)は、原則として主務課長等の回議を受ける前に、文書管理主任の審査を受けなければならない。

2 文書管理主任は、起案文書の審査に当たっては、第18条から第20条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

(合議)

第23条 回議書で、他の部課に関係のあるものは、次により決裁を受けなければならない。

(1) 同一の部内で他の課等に関係があるものは、関係課長等の合議を経て、主管部長の認印又は決裁を受けること。

(2) 他の部課に関係があるものは、主管部長の認印又は決裁を受けた後、関係部課に合議すること。

2 合議を受ける責任者は、課長等及び部長とする。ただし、回議書は、原則として関係係長(課長補佐を置く課にあっては、関係係長及び課長補佐)を経由するものとし、特に審査又は記帳を要するものについては、係員を経由するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、他の部課に関係のある事案であっても、あらかじめ、他の部課において異議のないことが明らかであるもの又は既に承知されているものについては、合議を省略することができる。

4 次に掲げるものの起案文書は、総務課長を経て、消防部長に合議し、審査を受けなければならない。

(1) 条例及び規則並びに例規となる訓令及び要綱

(2) 議会に提出する議案

(3) 法令又は例規の解釈又は適用の方法に関するもの

(回議及び合議に当たっての注意事項)

第24条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、速やかに完了するよう努めなければならない。

2 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要で異例に属するものは、課長等その他の責任者が持ち回り、回議し、又は合議しなければならない。

3 起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

4 起案文書の内容について回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、課長等は、回議済み又は合議済みの関係部課長にその旨を通知するものとする。

(決裁年月日の記載等)

第25条 起案文書について決裁がなされたときは、起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記載するものとする。

2 駿東伊豆消防組合消防事務専決規程(平成28年駿東伊豆消防組合訓令甲第2号)の規定に基づき専決した文書には、専決者を明確に表示しておかなければならない。ただし、電子計算機処理により作成する文書については、「*」で表示することができる。

3 駿東伊豆消防組合消防事務専決規程の規定に基づき代決した文書には、代決者は認印し、「代決」と朱記するものとする。

第4章 文書の施行

(文書の浄書及び照合)

第26条 文書の浄書は、主務課等が行うものとする。

2 浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

(公印)

第27条 前条の規定による浄書及び照合が終了した施行に用いる文書には、駿東伊豆消防組合公印規則(平成28年駿東伊豆消防組合規則第7号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、照会、回答、通知、報告、依頼等の定例又は軽易な内容にあっては、「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。

(文書番号)

第28条 文書には、次に定めるところにより文書番号を付するものとする。ただし、軽易なもの及び契約文書、賞状その他文書番号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。

(1) 一般文書にあっては、保管単位ごとに文書起案・発送簿(様式第5号)により、年度ごとの一連番号を付する。ただし、同一事案に係る往復文書に付する文書番号については、当該事案が完結するまで同一番号とし、「の2」、「の3」の順で用いるものとする。

(2) 法規文書にあっては、総務課所管の例規簿(様式第6号)により、暦年による一連番号を付する。

(3) 令達文書にあっては、総務課所管の令達簿(様式第7号)により、暦年による一連番号を付する。

(4) 公示文書にあっては、総務課所管の告示番号簿(様式第8号)により、暦年による一連番号を付する。

(5) 第1号の規定にかかわらず、対内文書については「事務連絡」と、対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。

(文書の発送)

第29条 文書の発送は、消防本部及び会計室にあっては総務課、消防署においては消防室等で行う。

2 組合管内に発送する文書は、職員により直接送達させることができる。

3 前項の規定により送達する文書で特に重要なものは、文書送達簿(様式第9号)により、受領印を徴することができる。

4 郵送は、料金後納郵便扱いにより発送する。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は料額印面の付いた郵便葉書を使用することができる。

(電磁的記録の送信等)

第30条 電磁的記録の送信は、通信回線を利用して行うことができる。

第5章 文書の保管

(文書の整理及び保管)

第31条 文書は、必要に応じ、速やかに取り出せるように系統的に整理し、各保管単位において保管するものとする。

2 文書は、執務中を除いては、自己の手元に置いてはならない。

(電磁的記録の管理)

第32条 電磁的記録は、別に定める方法により、適切に管理しなければならない。

(文書の記録)

第33条 課長等は、文書の発生、処理、保管、保存及び廃棄について管理者が別に定める様式により、必要な事項を記録しなければならない。

(ファイル基準表)

第34条 文書管理主任は、文書を系統的に整理保管するため、保管単位ごとにファイル基準表(様式第10号。以下「基準表」という。)を作成する。

2 文書管理主任は、毎年3月31日までに、基準表を確定しなければならない。

3 文書管理主任は、前項の規定により確定した基準表を1部、引継ぎ終了後、第39条第4項の規定により整理番号を記入した基準表を1部、それぞれ総務課長に速やかに提出しなければならない。

4 文書管理主任は、基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、変更理由を明らかにし、その旨を総務課長に報告するものとする。

(保管文書の貸出し)

第35条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は、当該文書を保管している保管単位の文書管理主任にその旨を申し出なければならない。

(保管文書の調査点検)

第36条 文書管理主任は、毎月末に保管文書の点検整理を行わなければならない。

第6章 文書の保存

(保存年限)

第37条 文書の保管及び保存する期間(以下「保存年限」という。)は、次のとおりとする。

(1) 第1種 30年

(2) 第2種 10年

(3) 第3種 5年

(4) 第4種 3年

(5) 第5種 1年

2 文書の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき課長等が定めるものとする。

3 保存年限は、当該文書に係る事案の処理が完了した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。暦年により処理する文書についても、同様とする。

(移換えの特例)

第38条 年度に関わりなく使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書で、単年度で区分することが不適当と認められる文書については、移換えをしないことができる。

2 前項に定める文書の保存年限は、移換えをすることが適当であると認められた日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(文書の保存)

第39条 課長等は、保管期間経過後引き続き保存を要する文書について、総務課長に引き継がなければならない。

2 総務課長は、引継ぎを受けた保存文書を、保存年限別に整理して、文書庫等へ収納する。

3 総務課長は、前項の規定により収納した文書について、整理番号を付し、保存箱引継番号票(様式第11号)により保管単位へ通知するものとする。

4 文書管理主任は、前項に規定する通知に基づき、基準表に整理番号を転記するものとする。

5 総務課長が第1項及び第2項の規定により難いと認めた文書については、課長等が、保管単位において保存するものとする。

(保存文書の貸出し)

第40条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、保存文書利用簿(様式第12号)に所要事項を記載し、総務課長又は課長等にその旨を申し出なければならない。

2 総務課長又は課長等は、前項の規定による申出があったときは、保存文書を貸し出し、又は閲覧させるものとする。

3 貸出期間は、原則として1週間以内とし、貸出しを受けた職員は、当該文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

第7章 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第41条 課長等は、事案の処理が完了した文書について保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。

2 総務課長は、保存年限を経過した文書について、課長等と協議の上、これを廃棄するものとする。ただし、第39条第5項に規定する文書で保存年限が経過したものについては、課長等がこれを廃棄するものとする。

3 総務課長は、前項の規定による協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、更に年限を定めて保存することができる。

4 総務課長は、第37条第1項に規定する第1種文書で法令等により保存年限が定められているものについては、当該保存年限経過後、課長等と適宜協議の上、保存の適否を決定できるものとする。

5 課長等は、第1項第2項及び前項の規定により廃棄された文書については廃棄年月日を、第3項の規定により保存年限の延長された文書については新しい整理番号を、それぞれ基準表に記入するものとする。

(文書の廃棄の方法)

第42条 文書を廃棄する場合は、他に不正な利用をされないよう破砕、溶解、焼却、消去等の方法により適正に行わなければならない。

第8章 補則

第43条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前にこの訓令による改正前の田方消防本部処務規程の規定によりなされた手続その他の行為及び施行日前に沼津市文書管理規程(昭和42年沼津市訓令甲第2号)、伊東市消防本部、消防署及び消防団文書取扱規程(平成18年伊東市消防本部訓令甲第1号)、東伊豆町文書取扱規程(平成14年東伊豆町規程第4号)又は清水町役場処務規則(昭和54年清水町規則第6号)(以下これらを「関係市町の訓令等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為(施行日に沼津市、伊東市、東伊豆町又は清水町から組合に承継された文書に係るものに限る。)は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3 この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存年限については、当分の間、従前の例(前項に規定する文書にあっては、関係市町の訓令等の例)によることができるものとする。

附 則(平成29年3月15日訓令甲第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

別表第1(第19条関係)

課等

約字

総務課

予防課

警防救急課

警防救急課救急ワークステーション

警救ワ

通信指令課

第一方面本部

一方

第二方面本部

二方

第三方面本部

三方

沼津北消防署

沼北

沼津南消防署

沼南

清水町消防署

田方中消防署

田中

田方北消防署

田北

田方南消防署

田南

伊東消防署

東伊豆消防署

東伊

会計室

別表第2(第37条関係)

第1種(保存年限30年)

1 条例、規則その他重要な規程等の制定改廃に関する文書

2 官庁からの通知等で将来の例証となる重要な文書

3 歳入歳出予算及び決算書

4 職員の進退、身分、賞罰等に関する文書及び履歴書

5 年金、退職手当、公務災害補償等に関する重要な文書

6 不服申立て、訴訟、和解等に関する文書

7 組合の沿革及び組合史の資料となる重要な文書

8 各種統計、原簿、台帳、図画等で特に重要なもの

9 組合財産の取得、処分及びこれに関する登記関係の文書

10 事業計画及びその実施等に関する重要なもの

11 前各号のほか、30年間保存の必要があると認められるもの

第2種(保存年限10年)

1 各種の調査、統計、報告、申請、証明等で第1種に属さないもの

2 人事及び給与に関するもので第1種に属さないもの

3 決算の認定を終わった収支に関する文書で第1種に属さないもの

4 陳情、請願等に関するもの

5 各種原簿、台帳等で第1種に属さないもの

6 決算を終わった工事の設計書及び検査書

7 前各号のほか、10年間保存の必要があると認められるもの

第3種(保存年限5年)

1 照会、回答その他の往復文書

2 令達文書、契約書等で第1種及び第2種に属さないもの

3 予算及び経理に関する文書

4 文書の収受及び発送に関する文書

5 前各号のほか、5年間保存の必要があると認められるもの

第4種(保存年限3年)

1 諸報告、資料等に関する文書

2 職員の服務に関する文書(出勤簿、出張命令簿、時間外勤務命令簿、休暇簿等、欠勤届、復命書等)

3 前2号のほか、3年間保存の必要があると認められるもの

第5種(保存年限1年)

1 一時限りの処理に属する諸願、届書等

2 軽易な往復文書、報告書等

3 前2号のほか、1年間保管の必要があると認められるもの

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駿東伊豆消防組合文書管理規程

平成28年4月1日 訓令甲第3号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第3章 文書・公印
沿革情報
平成28年4月1日 訓令甲第3号
平成29年3月15日 訓令甲第4号